Zanim napiszesz
Potwierdź uznaną kwotę i sposób załatwienia zwrotu. Poszukaj korekt częściowych, innych numerów oraz dokumentów otrzymanych przez współpracownika. Użyj wspólnej daty końcowej zestawień. Jeżeli korekta istnieje, ale wygląda na nierozliczoną, zacznij od własnej księgowości. Dostawca nie musi mieć informacji o wewnętrznym przypisaniu, którego brakuje w Twoim raporcie.
Ogranicz zakres pytania
Wyślij jedno konkretne pytanie lub małą, czytelnie opisaną listę. Wskaż datę sprawdzenia, aby dostawca mógł wyjaśnić świeżo wystawiony dokument. Udostępniaj tylko potrzebne informacje, zweryfikowanemu kontaktowi i uzgodnionym kanałem. Poniższe numery i kwoty są fikcyjne. Zastąp je własnymi i sprawdź każde zdanie przed wysłaniem.
Uzgodnij termin dalszego kontaktu
Jeżeli dostawca podał datę wystawienia dokumentu, odwołaj się do niej. Jeżeli nie, poproś o przewidywany termin. Dostosuj przypomnienie do uzgodnień i pilności; nie istnieje jeden wynikający z tego poradnika termin prawny. Zapisz odpowiedź oraz numer dokumentu przy sprawie. Brak odpowiedzi sam w sobie nie potwierdza należności.
Nie myl odpowiedzi z rozliczeniem
Informacja „sprawdzamy” oznacza postęp, ale nie zamknięcie. Inny numer korekty może wymagać poprawienia mapowania i ponownej kontroli. Otrzymany dokument nadal może wymagać sprawdzenia rozliczenia przez księgowość. Sporne kwoty oddziel od potwierdzonych; inne warunki rozliczenia powinny zatwierdzać osoby do tego uprawnione.
Brak dokumentu
Temat: Korekta do RMA-101 Dzień dobry, Czy możecie pomóc odnaleźć korektę do RMA-101? Mamy potwierdzenie uznania 12 000 zł z 10 września, ale w zestawieniu na 25 września nie znaleźliśmy powiązanej korekty. Proszę o numer dokumentu lub informację o przewidywanym terminie wystawienia. Jeśli korekta ma inne oznaczenie, proszę o wskazanie powiązania. Dziękuję.
Uzupełnij i sprawdź treść przed wysłaniem. Strona nie wysyła tej wiadomości.
Korekta częściowa
Temat: RMA-101 — sprawdzenie wartości korekt Dzień dobry, Sprawdzamy uznaną kwotę 12 000 zł do RMA-101. W naszych danych są KOR-701 na 7 000 zł i KOR-702 na 3 000 zł. Czy różnicę 2 000 zł obejmuje jeszcze inny dokument albo wyjaśnia ją uzgodnione potrącenie? Dziękuję.
Uzupełnij i sprawdź treść przed wysłaniem. Strona nie wysyła tej wiadomości.
Doprecyzowanie po odpowiedzi
Dzień dobry, Dziękuję za informację. Proszę jeszcze o numer korekty i wskazanie RMA, którego dotyczy. Pozwoli nam to połączyć dokumenty i poprosić księgowość o sprawdzenie rozliczenia. Dziękuję.
Uzupełnij i sprawdź treść przed wysłaniem. Strona nie wysyła tej wiadomości.
Praktyczne pytania
Czy VendorCredits wyśle te wiadomości?
Nie. To wzory do samodzielnego sprawdzenia i wysłania. Nie kontaktujemy się automatycznie z dostawcą.
Czy dołączyć cały rejestr księgowy?
Nie. Ogranicz dane do potrzebnego zakresu i właściwego odbiorcy. Poufne dokumenty przekazuj uzgodnionym kanałem.
Wszystkie przykłady są fikcyjne. Materiał edukacyjny, nie porada księgowa, podatkowa ani prawna. Wyniki wymagają sprawdzenia dokumentów.