1. Potwierdź uznaną kwotę
Odszukaj decyzję dostawcy i ustal, czy zaakceptował korektę finansową, wymianę czy naprawę. Numer RMA lub potwierdzenie dostarczenia towaru nie wystarcza do wpisania oczekiwanej kwoty. Jeśli wartość zmieniła się przez uzgodnione potrącenie, zapisz oba dokumenty i podstawę zmiany. Kwotę sporną oznacz osobno.
2. Sprawdź zakres eksportu
Upewnij się, że zestawienie obejmuje właściwego dostawcę, spółkę, walutę i datę końcową. Korekta mogła trafić na inny adres e-mail lub zostać ujęta pod innym kontem dostawcy. Poproś osobę przygotowującą raport o potwierdzenie filtrów. Brak w jednym pliku nie dowodzi braku w systemie.
3. Połącz numery dokumentów
Porównaj wewnętrzny numer zwrotu z RMA dostawcy. Różna pisownia, prefiks lub numer wysyłki zamiast RMA mogą przerwać dopasowanie. Zachowaj potwierdzone przypisanie, zamiast zgadywać na podstawie podobnej kwoty. Dwa zwroty na tę samą wartość nadal mogą być odrębnymi sprawami.
4. Zsumuj właściwe korekty częściowe
Do jednego uznania mogło powstać kilka dokumentów. Dla uznanych 10 000 zł korekty 6 000 zł i 3 000 zł dają łącznie 9 000 zł, czyli 1 000 zł do wyjaśnienia. Policz każdy dokument tylko raz. Jeżeli jedna korekta dotyczy kilku zwrotów, najpierw uzgodnij podział i sprawdź jego sumę.
5. Sprawdź termin i zadaj konkretne pytanie
Dokument wystawiony po dacie zestawienia nie należy do wcześniejszego stanu. Ustal, kiedy korekta miała powstać, i dopiero wtedy wyślij krótką wiadomość z numerem RMA, uznaną kwotą i znalezionymi dokumentami. Poproś o numer korekty lub wyjaśnienie różnicy. Zapisz odpowiedź, następny termin i właściciela sprawy.
Brak dopasowania: możliwe przyczyny
| Co widzisz | Co sprawdzić |
|---|---|
| Nie ma dokumentu | Zakres i inne numery |
| Jest część kwoty | Korekty częściowe i potrącenia |
| Dokument powstał później | Datę stanu |
| Korekta jest, saldo pozostaje | Rozliczenie w księgowości |
Lista do wykonania
- Uznanie i wartość potwierdzone.
- Zakres danych kompletny.
- Numery powiązane.
- Częściowe dokumenty policzone raz.
- Termin i właściciel ustaleni.
Praktyczne pytania
Ile czekać na korektę?
Sprawdź uzgodnienia z dostawcą. Parametr programu nie jest uniwersalnym terminem prawnym.
Jak napisać przypomnienie?
Podaj konkretny zwrot i kwoty, poproś o numer dokumentu albo wyjaśnienie. Wzory znajdziesz w powiązanym poradniku.
Wszystkie przykłady są fikcyjne. Materiał edukacyjny, nie porada księgowa, podatkowa ani prawna. Wyniki wymagają sprawdzenia dokumentów.