Co znajduje się w pliku
W pliku są dwa równoważne arkusze: polski i angielski. Jeden wiersz opisuje jednego dostawcę, jeden uznany zwrot i jedną walutę. Wpisujesz uznaną kwotę, sumę właściwych korekt i sumę ich potwierdzonych rozliczeń. Formuły obliczają dwie różnice z zachowaniem znaku. Przykładowe wiersze są fikcyjne; przed użyciem zastąp je własnymi sprawami. Puste pole nie oznacza zera.
Jak wprowadzić pierwszą sprawę
Nadaj sprawie stały kod dostawcy i numer zwrotu. Potwierdź, że uzgodniono korektę finansową, a nie naprawę albo wymianę. Zsumuj odrębne dokumenty przypisane do zwrotu, następnie potwierdzone rozliczenia tych dokumentów. Wpisz 0 tylko wtedy, gdy sprawdziłeś kompletny zakres i rzeczywiście nie ma kwoty. Pozostaw puste pole, jeśli danych jeszcze nie otrzymałeś.
Uważaj na jeden dokument dotyczący kilku zwrotów
Jeżeli dostawca wystawił wspólną korektę, podziel jej wartość między sprawy według udokumentowanego przypisania. Nie wpisuj całej kwoty pod każdym RMA. To samo dotyczy rozliczeń. Arkusz nie dopasowuje automatycznie surowych linii dokumentów ani nie wykrywa wszystkich duplikatów. Dokumenty źródłowe i opis podziału zachowaj w swoim systemie.
Co oznaczają wyniki
Uznano minus wystawiono pokazuje różnicę wartości korekty. Wystawiono minus rozliczono pokazuje saldo do sprawdzenia w księgowości. Wartość ujemna pozostaje widoczna i wymaga sprawdzenia źródeł, zamiast znikać pod etykietą „brak problemu”. Dodatnie saldo może być prawidłowe, jeśli czeka na uzgodnione rozliczenie. Arkusz nie ocenia terminów umownych.
Kiedy sam Excel wystarcza
Przy niewielkiej liczbie zwrotów i jednej osobie odpowiedzialnej taki rejestr może rozwiązać problem. Potrzeba dodatkowego narzędzia pojawia się przy wspólnej pracy, historii decyzji i wielu źródłach. Najpierw policz czas przygotowania i wyjaśnienia spraw. Ten arkusz służy do ręcznej kontroli; nie jest gotowym eksportem CSV do importu w pilotażu VendorCredits.
Przykład fikcyjny, jedna waluta
| Etap | Kwota w PLN | Źródło |
|---|---|---|
| Uznany zwrot | 10 000,00 | Potwierdzenie dostawcy |
| Wystawione korekty | 8 000,00 | Powiązane dokumenty |
| Rozliczono | 5 000,00 | Zapisy księgowości |
| Różnica wartości | 2 000,00 | Sprawdza opiekun dostawcy |
| Saldo rozliczenia | 3 000,00 | Sprawdza księgowość |
Lista do wykonania
- Jeden wiersz: zwrot, dostawca i waluta.
- Kwoty mają zgodną podstawę netto lub brutto.
- Każda korekta i rozliczenie są liczone tylko raz.
- Sprawa ma właściciela i następny krok.
Praktyczne pytania
Czy plik jest bezpłatny?
Tak. Bez rejestracji, makr i automatycznego abonamentu.
Czy można zsumować PLN i EUR?
Nie. Waluty pozostają osobno, a arkusz nie przelicza kursów.
Czy plik trafia do VendorCredits?
Nie. Pobierasz go i pracujesz lokalnie. Nie ma automatycznej wysyłki danych.
Wszystkie przykłady są fikcyjne. Materiał edukacyjny, nie porada księgowa, podatkowa ani prawna. Wyniki wymagają sprawdzenia dokumentów.