Oblicz saldo dla konkretnej korekty
Od wartości dokumentu odejmij wszystkie potwierdzone rozliczenia uwzględnione na datę sprawdzenia. Korekta na 3 000 zł z dwoma rozliczeniami po 1 000 zł pozostawia 1 000 zł. Obliczenie nie mówi jeszcze, czy saldo jest nieprawidłowe. Może oczekiwać na uzgodnioną fakturę lub inne zdarzenie.
Znajdź dokument w księgowości
Sprawdź, czy korektę ujęto, pod jakim numerem i na właściwym koncie dostawcy. Numer widoczny na PDF może różnić się od identyfikatora w ERP. Odszukaj zapis po potwierdzonym powiązaniu, nie wyłącznie po identycznej kwocie. Pomylenie dwóch korekt może przenieść problem na inną sprawę i pozornie zamknąć właściwą.
Zbierz komplet rozliczeń
Jedną korektę można rozliczać częściowo. Upewnij się, że eksport zawiera wszystkie przypisania, a nie tylko ostatnie. Uwzględnij wspólną datę końcową i znaczenie dat księgowania. Jeżeli kwota została rozliczona w inny sposób, sposób przedstawienia tego zdarzenia powinien potwierdzić zespół finansowy. Nie dodawaj tej samej kwoty jako alokacji i przelewu.
Sprawdź ujemne lub nietypowe saldo
Gdy suma rozliczeń przekracza wartość dokumentu, sprawdź powtórzone wiersze, walutę, znaki i przypisanie. Nie ukrywaj ujemnego wyniku pod zerem. Przy niepełnych danych pozostaw sprawę do wyjaśnienia. Automatyczna liczba nie rozstrzyga, który zapis jest poprawny i kto powinien go zmienić.
Zamknij sprawę dopiero po wyjaśnieniu
Zapisz numer rozliczenia, datę i powód zakończenia kontroli. Jeżeli saldo jest prawidłowe i oczekuje na uzgodniony termin, ustaw kolejną datę przeglądu. Status w VendorCredits nie zmienia zapisów księgowych. Mierz czas oraz liczbę spraw faktycznie wymagających działania, zamiast przedstawiać każde saldo jako pieniądze do odzyskania.
Konkretna pozycja do sprawdzenia w księgowości
Fikcyjna korekta CN-DEMO-01 wynosi 8 000 PLN, a rozliczenie L-01 to 5 000 PLN. Do sprawdzenia w księgowości pozostaje 3 000 PLN. Dołącz oba źródła i ustal, czy saldo wyjaśnia późniejszy zapis, uzgodnione potrącenie lub zakres eksportu. Zamknij sprawę dopiero po sprawdzeniu dowodu. Odrębna różnica 2 000 PLN przy zwrocie dotyczy wystawienia korekty; żadna z tych kwot nie jest potwierdzonym odzyskiem.
Przykład fikcyjny, PLN
| Pozycja | Kwota |
|---|---|
| Wystawiona korekta | 3 000,00 |
| Pierwsze rozliczenie | 1 000,00 |
| Drugie rozliczenie | 1 000,00 |
| Pozostałe saldo | 1 000,00 |
Lista do wykonania
- Znajdź dokument w księgowości.
- Uwzględnij wszystkie rozliczenia na datę stanu.
- Sprawdź uzgodnione terminy.
- Zapisz wyjaśnienie i następny krok.
Praktyczne pytania
Czy potrzebna jest kolejna korekta?
Nie wynika to z samego salda. Dokument już istnieje; najpierw wyjaśnij jego rozliczenie.
Czy status „zamknięte” potwierdza rozliczenie?
Nie. Potwierdzenie musi wynikać ze źródeł księgowych i dokumentów.
Wszystkie przykłady są fikcyjne. Materiał edukacyjny, nie porada księgowa, podatkowa ani prawna. Wyniki wymagają sprawdzenia dokumentów.