Najpierw ustal populację dokumentów
Do raportu sald trafiają wystawione korekty rozliczane w zobowiązaniach. Uznane zwroty, na które korekta jeszcze nie przyszła, prowadź w osobnej kolejce. Sprawdź rozliczenia przez kompensatę, zwrot środków, anulowanie oraz pozycje otwarcia. Eksport wyłącznie nowych korekt nie pokaże pełnego salda.
Ustal datę i sposób liczenia wieku
Wszystkie dokumenty licz na ten sam dzień, np. 29.10.2026. Wyjaśnij, czy wiek liczysz od wystawienia, zaksięgowania czy umówionej daty rozliczenia. Korekta sprzed 45 dni nie musi być opóźniona: znaczenie mają uzgodnienia, terminy płatności i spory.
Saldo licz dla każdej noty osobno
Korekta na 1 000 zł z rozliczeniami 200 zł i 350 zł daje 450 zł salda. Sumuj tylko odrębne rozliczenia przypisane do noty. Nie powielaj kwoty nagłówka, gdy eksport zawiera kilka wierszy szczegółów. Nie łącz PLN i EUR w jedną wartość.
Przedziały wiekowe i właściciel sprawy
Przykładowe grupy: 0–30, 31–60, 61–90, powyżej 90 dni. Zapisz jednoznaczne granice. Dla wystawionej, nierozliczonej korekty właścicielem bywa AP, a dla zatwierdzonego zwrotu bez korekty — osoba prowadząca dostawcę. Uwzględnij plan działania, a nie tylko wiek.
Weryfikacja przed eskalacją
Uzgodnij sumy sald z kontami rozrachunkowymi AP dla tego samego zakresu i dnia. Oddziel ujemne salda, duplikaty, błędne numery, brak waluty i wycięte datami rozliczenia. Nie zamieniaj tych wyjątków automatycznie na zero.
Mała kolejka do cotygodniowej kontroli
Priorytetyzuj po wieku i wartości dopiero po potwierdzeniu danych. Sprawdź, czy nota czeka na fakturę, została skompensowana, rozliczona innym numerem, zwrócona albo jest przedmiotem sporu. Zamknięcie zadania w arkuszu nie oznacza odzyskania pieniędzy.
Przykładowe wiekowanie na 29.10.2026 — fikcyjne kwoty w PLN
| Korekta | Data wystawienia | Wystawiono | Rozliczono | Saldo | Wiek |
|---|---|---|---|---|---|
| CN-101 | 2026-10-20 | 1 000 zł | 550 zł | 450 zł | 0–30 |
| CN-102 | 2026-09-10 | 750 zł | 0 zł | 750 zł | 31–60 |
| CN-103 | 2026-07-01 | 600 zł | 200 zł | 400 zł | 90+ |
Lista do wykonania
- Wybierz datę stanu i sposób liczenia wieku.
- Uwzględnij otwarcie oraz powiązane rozliczenia.
- Rozdziel waluty i zachowaj różnice ujemne do kontroli.
- Uzgodnij sumę raportu z księgami.
- Przypisz właściciela, termin i potwierdzenie zamknięcia.
Praktyczne pytania
Czy zwrot bez korekty należy do raportu wiekowania?
Nie. To osobna sprawa dotycząca braku wystawienia korekty.
Czy korekta starsza niż 90 dni oznacza odzyskiwalne pieniądze?
Nie. Zweryfikuj warunki, kompensaty, zwroty, spory oraz dokumenty.
Czy VendorCredits automatycznie pobiera zestawienia z ERP?
Nie. Aktualna wersja działa na uzgodnionych eksportach, bez automatycznej integracji.
Źródła i dalsza lektura
Źródła opisują ogólne procesy. Przykłady i listy kontroli opracowano dla VendorCredits. Link nie oznacza partnerstwa ani rekomendacji.
Wszystkie przykłady są fikcyjne. Materiał edukacyjny, nie porada księgowa, podatkowa ani prawna. Wyniki wymagają sprawdzenia dokumentów.