Ustal zakres
Wskaż dostawców, początek i koniec okresu oraz datę, na którą sprawdzasz stan. Uwzględnij wcześniejsze otwarte zwroty i korekty. Osoba odpowiedzialna za dane powinna potwierdzić kompletność wszystkich trzech zestawień.
Użyj szablonu
Plik CSV ma osiem kolumn: kind, id, supplier, reference, expected_reference, currency, amount_minor, date. Nazwy kolumn i wartości techniczne pozostają po angielsku również na polskiej stronie. Dodatkowe kolumny są odrzucane. Limit to 400 KB i łącznie 2 000 rekordów.
Wpisz właściwe zdarzenia
W kind używaj expected dla uznanej kwoty, credits dla korekty i ledger dla jej rozliczenia. Pole expected_reference w korekcie wskazuje numer uznanego zwrotu. W zapisie rozliczenia reference wskazuje numer korekty. Daty mają format RRRR-MM-DD.
Zachowaj spójną podstawę kwot
amount_minor to dodatnia liczba całkowita najmniejszych jednostek: dla 123,45 PLN wpisz 12345. Porównywane źródła muszą używać zgodnej podstawy kwot, w tym traktowania podatku. Nie odwracaj samodzielnie znaków korekt księgowych; najpierw uzgodnij sposób normalizacji. Każda waluta jest liczona oddzielnie.
Ogranicz identyfikatory
Narzędzie przygotowania danych zamienia nazwy dostawców i numery dokumentów na kody, zachowując powiązania wewnątrz zestawu. Prywatna mapa zostaje w firmie. Kody z dwóch niezależnie przygotowanych plików nie muszą oznaczać tych samych podmiotów.
Uzgodnij przekazanie
Kwoty, daty i wzorce transakcji pozostają poufne także po kodowaniu. Przed przekazaniem uzgodnij operatora, cel, dostęp, miejsce przechowywania, retencję, sposób usuwania oraz warunki współpracy. Formularz kontaktowy nie służy do przesyłania plików finansowych.
Arkusz ręczny a techniczny import
Arkusz Excel do pobrania służy do kontroli sum dla pojedynczej sprawy. Nie jest plikiem importowym. Techniczny CSV opisuje osobne rekordy uznań, korekt i rozliczeń oraz ich relacje. Nie zmieniaj tylko nazw kolumn w Excelu w nadziei, że dane będą zgodne. Najpierw uzgodnij, co reprezentuje każdy wiersz i jak łączą się dokumenty.
Sprawdź mały przykład przed eksportem całości
Zacznij od fikcyjnych danych lub małej, wewnętrznie sprawdzonej próbki. Ustal, jak system zapisuje znaki i kwoty podatku. Porównaj wybrane sumy oraz liczbę dokumentów z raportem źródłowym, osobno dla walut. Wymagana liczba całkowita najmniejszych jednostek zapobiega niejednoznacznej interpretacji separatorów, ale nie naprawia błędnie zdefiniowanego zakresu.
Nie pomijaj trudnych przypadków bez śladu
Wspólna korekta do kilku zwrotów, zmiana kodu dostawcy lub dokument przed początkiem okresu wymagają decyzji o przygotowaniu danych. Zapisz takie decyzje w opisie zakresu. Nie usuwaj problematycznego wiersza tylko po to, żeby import przeszedł. Pominięcie może zmienić wynik i zasugerować brakującą kwotę, której w rzeczywistości nie ma.
Pola aktualnego parsera CSV
| Kolumna | Znaczenie |
|---|---|
| kind | expected, credits albo ledger |
| id | Unikalny identyfikator w obrębie rodzaju |
| supplier | Stały kod dostawcy |
| reference | Numer zwrotu, korekty lub rozliczanej korekty |
| expected_reference | Numer uznania dla korekty |
| currency | EUR, PLN, GBP, USD, CZK, SEK, RON lub HUF |
| amount_minor | Dodatnia liczba całkowita, np. 12345 = 123,45 |
| date | RRRR-MM-DD |
Lista do wykonania
- Nie myl arkusza ręcznego z technicznym CSV.
- Zachowaj nazwy kolumn i przecinkowy separator.
- Uzgodnij znaki oraz netto/brutto.
- Uwzględnij pozycje otwarcia.
- Nie wysyłaj plików przez formularz.
Praktyczne pytania
Czy można importować pobrany Excel?
Nie bez przygotowania osobnych danych według technicznego formatu.
Czy zakodowane dane są anonimowe?
Nie. Daty, kwoty i relacje nadal są poufne; prywatna mapa zostaje w firmie.
Wszystkie przykłady są fikcyjne. Materiał edukacyjny, nie porada księgowa, podatkowa ani prawna. Wyniki wymagają sprawdzenia dokumentów.